Drive del Team, versione aziendale di Google Drive riservata agli utenti G Suite, è una versione con funzionalità avanzata che semplificano l'archiviazione, la ricerca e l'accesso ai file da parte dei team, aiutando la conservazione dei dati in particolare quando i membri del team cambiano nel tempo. E' l'evoluzione delle vecchie cartelle di rete.

Per migliorare la collaborazione nei Drive del team, Google ha annunciato la nuova funzionalità che permette di di inviare email a tutti i membri di un Drive del team.

Come scrivere una mail a tutti i membri di un Drive Team

Esistono due modi per inviare email ai membri di un Drive del team:

1. Da Drive del team: passa a Drive del team, fai clic sul menu a discesa accanto al nome del Drive del team e fai clic su "Invia per email ai membri".
2. Da un file che si trova nel Drive del team: Durante la modifica o la visualizzazione del documento, apri il menu File e fai clic su "Email collaboratori".

Quando selezioni di inviare email ai membri, puoi facilmente personalizzare a chi viene inviata la tua email. Utilizza le caselle di controllo per includere o escludere "Membri" che hanno accesso al completo Drive del team, "Ospiti" che hanno accesso solo a quel documento specifico all'interno del Drive del team e utenti con diversi livelli di accesso del Drive del team, come "Completo" "Modifica", "Commento" e "Visualizza".

Funzionalità disponibile in tutti gli account

Contattata l'assistenza di G Suite mi è stato riferito che la funzionalità è stata rilasciata il 14 febbraio 2018 e da questa data occorrono 15 giorni prima che tutti gli account visualizzino la novità. Se l'account è stato impostato per effettuare automaticamente gli aggiornamenti non sarà necessaria alcuna ulteriore operazione.

La prova sul campo

Dai test effettuati il 28 febbraio 2018 la modifica risulta implementata e fruibile dagli utenti. Da quanto ho potuto sperimentare è possibile selezionare tutti o parte dei membri del team a cui far arrivare il messaggio, ma non aggiungere destinatari, tanto meno destinatari esterni all'account G Suite. Sembra essere una funzionalità pensata proprio per condividere messaggi connessi all'elaborazione dei file dentro quella cartella. Sebbene sia possibile inviare messaggi attraverso questa funzionalità, non è invece possibile allegare file a questi messaggi.

Se Drive del Team è uno strumento di collaborazione molto interessante, lo è ancora di più questa funzionalità che magari rimpiazzerà le mailing list precedentemente gestite con Google Groups.

Se ho scritto questo articolo è perchè conosco molto bene G Suite e sono certificato da Google per amministrare account G Suite. Se hai bisogno di supporto per gestire l'account della tua azienda, scuola, organizzazione o vorresti implementarlo o capirci di più contattami in privato e sarò lieto di confrontarmi.

Articolo di Marco Galassi fonte Google