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Tecnology

G Suite, gli strumenti di lavoro di Google per le aziende

Per quella che è la mia esperienza ci sono 4 cose che in ogni ufficio, sia esso un'associazione o un'azienda, grande o piccola, servono.

La prima è la casella posta.

GmailTutti hanno bisogno di una casella di posta, fosse anche solo per metterla sui biglietti da visita, ma non c'è azienda che non gestisca una mail. E quanti incubi ho visto dietro le mail. Non mi arrivano, c'è poco spazio, non si capisce come funzioni, da telefono è scomodo, finisce in spam e tante altre questioni spesso legate a quegli scenari in cui la posta elettronica è gestita in casa e quindi, salvo poche eccellenze al mondo ce finiscono per diventare a loro volta fornitori, gestita in maniera più o meno artigianale. Il risultato della gestione artigianale? Mail perse, tempo perso e non rari "non l'ho vista".

C'è poi una seconda cosa che non manca mai: le cartelle di rete

DriveOgni ufficio che sia composto da più persone ha bisogno di consentire ai colleghi di passarsi file senza girare con le chiavette. Nulla contro le chiavette, se escludiamo i problemi di virus e smarrimento di questi piccoli dispositivi (rigorosamente con i dati dentro), ma hanno fatto il loro tempo e molte aziende si attrezzano con file server per poi lottare contro gli attacchi informatici visto che i file server sono mediamente i talloni di Achille delle imprese da cui poi fuoriescono documenti.

Un terzo elemento che non ho mai visto mancare è un'agenda.

CalendarChe sia la segretaria, che sia l'imprenditore, che sia lo stagista, cartacea o digitale, c'è sempre da qualche parte un calendario con su scritto cosa c'è da fare, le scadenze e gli impegni da ricordarsi. Del resto o si vive di post-it, o ci si annota gli impegni per non fare figure evitabili.

Un quarto elemento comune è l'esigenza di parlare con persone distanti.

HanghoutChe sia per fare colloqui, o che sia per parlare con clienti o fornitori dall'altra parte d'Italia, c'è sempre bisogno di un qualche strumento per mettere assieme più persone e parlarsi. C'è chi spende migliaia di euro per apparati improbabili, chi preferisce arricchire colossi con la fama di non funzionare nella costante speranza che qualcosa sia cambiato e chi si affida al proprio telefono per avviare chiamate multiple e unire i contatti, ma alla fine il risultato è lo stesso.

Ora una domanda: ma questi strumenti sino efficaci? Sono integrati tra loro? O almeno sono sicuri e stabili?

Nel 90% dei casi, no. Ciascuno strumento fa per sé. In alcuni casi perchè ciascuno di questi tasselli è stato fatto in tempi diversi, in altri casi perchè non ci si è mai fermati a riflettere sul tempo perduto a trascrivere dati. Peggio ancora la situazione del "non ne ho idea non lo faccio io" che spesso si traduce in un "non lo fa nessuno". Alla fine il risultato è che da una parte hai le mail che non arrivano a destinazione, dall'altra hai le video conferenze che vanno a singhiozzo, dall'altra le cartelle di rete super segrete alle quali accede la concorrenza costantemente senza che tu manco ti preoccupa. Ecco perchè alcuni colossi hanno ideato soluzioni che ottimizzano il lavoro, permettendo agli utenti di avere tutto integrato.

G Suite non si batte, per ora

G Suite, ex Google AppsUna soluzione che abbiamo già implementato con ottimi risultati è G Suite, i servizi di Google rivolti alle aziende. Se Google offre servizi gratuiti per gli utenti non è per beneficenza ma per pavoneggiarsi e far provare a tutti che i suoi prodotti funzionano, e funzionano bene. Per questo una parallela linea di prodotti ancora più prestanti è disponibile per le aziende. Un pacchetto di servizi integrati tra loro che da una parte ti evitano i costi di gestione interna, dall'altra ti danno garanzie e soluzioni di continuità professionali. Non per ultima la soddisfazione di non dover pensare ai temi connessi alla sicurezza IT dell'infrastruttura perchè semplicemente l'infrastruttura che prima gestivi in casa non ti serve più così come tutte le preoccupazioni connesse.

L'interfaccia di Gmail diventa la tua posta aziendale, ovviamente con il tuo logo, Google Calendar diventa la tua agenda che ti permetterà di prenotare anche le sale riunioni o il proiettore (si, la versione business fa anche questo), mentre Drive sarà il sincronizzatore delle tue cartelle di rete e quando si fonderà il computer o il server, non dovrai temere perchè c'è chi ha pensato per te ai backup delle cartelle di rete. E se dovessi organizzare una call al volo mentre stai tornando dalla vacanze potrai farlo con Google Meet che ti permetterà di avere fino a 40 persone online. Insomma, un'utenza a 4€ al mese che ti permette di fruire di tante cose professionali e integrate che prima nemmeno immaginavi.

Offriamo consulenza a riguardo per le imprese, anche piccole, interessate a passare ai servizi G Suite, se interessato contattaci ora per concordare un appuntamento.

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 Articolo di Marco Galassi

Tags: G Suite