Google ha annunciato aggiornamenti molto importanti che impattano su 4 milioni di aziende che usano G Suite, la versione aziendale di Gmail. Tra le novità un Gmail completamente nuovo, con un nuovo look da browser rinnovato e funzionalità di sicurezza avanzate, con applicazioni di intelligenza artificiali e ancora più integrazioni con le altre app della Suite nonché un nuovo modo di gestire il lavoro in mobilità con Google Task.

Mantieni i dati sensibili al sicuro con le nuove funzionalità di sicurezza di Gmail

Mantenere i tuoi dati al sicuro è la priorità di ogni azienda, per questo motivo il mese scorso Google ha introdotto nuove protezioni di phishing per aiutare ad affrontare le minacce di Business Email Compromise (BEC) o quando qualcuno impersona un dirigente per ottenere informazioni sensibili. Con queste nuove protezioni, Gmail ha contribuito a bloccare il 99,9 percento dei tentativi BEC avvisando gli utenti o spostando automaticamente i messaggi nello spam per loro.

Voglio Gmail aziendale, come fare?

Qualora ti interessi avere G Suite nella tua azienda puoi contattarmi in privato per approfondire i dettagli (per altro ci sono sconti del 20% che Google ha messo a disposizione). Google mette a disposizione soluzioni per ogni esigenza ed è bene valutarle confrontandosi con un G Suite administrator certificato da Google stesso come me.

Vediamo ora quali novità sono state introdotte ad aprile 2018 con il rilascio della nuova versione di Gmail di cui si è tanto parlato online negli ultimi giorni.

Gmail, modalità riservata

Google introduce un nuovo approccio alla protezione delle informazioni: la modalità riservata di Gmail.
Con la modalità riservata, è possibile proteggere i contenuti sensibili nelle e-mail creando date di scadenza o revocando messaggi inviati in precedenza. Alcuni l'hanno definita "autodistruzione delle email", altri scadenza, ma il concetto è ben chiaro a tutti, oltre una certa data prestabilita la mail inviata non è più fruibile.

Poiché è possibile richiedere un'autenticazione aggiuntiva tramite messaggio di testo per visualizzare un'e-mail, è anche possibile proteggere i dati anche se l'account di posta elettronica di un destinatario è stato compromesso mentre il messaggio è attivo.

I controlli IRM (Information Rights Management) integrati consentono di rimuovere l'opzione di inoltro, copia, download o stampa dei messaggi. Ciò aiuta a ridurre il rischio che informazioni riservate vengano accidentalmente condivise con persone sbagliate. Nelle prossime settimane verrà introdotta la modalità confidenziale per gli utenti Gmail dei consumatori e un numero limitato di clienti G Suite (per una successiva implementazione più ampia).

Nel pacchetto di modifiche di Gmail, Google ha annunciato di aver anche ridisegnato gli avvisi di sicurezza all'interno di Gmail in modo che siano più semplici da comprendere e diano un chiaro invito all'azione ai dipendenti. Questi avvisi sono più grandi e più audaci e aiuteranno ad essere ancora più informato quando si tratta di e-mail potenzialmente rischiose.

In questo contesto Google inserisce una frase interessante, che può sembrare fuori contesto, ma che ricorda testualmente "vale sempre la pena di ricordarlo: non eseguiamo la scansione di Gmail allo scopo di indirizzare gli annunci e non ci sono annunci pubblicati in Gmail per i clienti G Suite" come a dire, "tranquillo, controlliamo solo che non ci siano virus ma non leggiamo ciò che scrivi".

L'intelligenza artificiale in Gmail e i promemoria

Le nuove funzionalità basate sull'intelligenza artificiale in Gmail, come Nudging, Smart Reply e notifiche ad alta priorità, ora possono aiutare a dedicare più tempo al lavoro che conta. Almeno questo è l'obiettivo dichiarato per gli utenti G Suite.

La maggior parte di noi riceve più e-mail di quante ne possiamo gestire contemporaneamente, e a volte le cose scivolano attraverso le fessure sfuggendoci di mano e dimenticando di rispondere a mail importanti. Con Nudging, Gmail ti ricorderà in modo proattivo di seguire o rispondere ai messaggi, assicurandoti di non dimenticare di gestire cose che avresti dovuto fare.
L'anno scorso Google ha introdotto Smart Reply nelle app Gmail per dispositivi mobili, almeno per le mail in lingua inglese. Smart Reply elabora quotidianamente centinaia di milioni di messaggi e già supera il 10% delle risposte ai messaggi di posta elettronica sui dispositivi mobili. Oggi Google sta portando Smart Reply a Gmail accessibile da browser per aiutare gli utenti a rispondere ai messaggi più velocemente.

Oltre a questo Google sta anche introducendo nuove funzionalità sui dispositivi mobili per aiutare gli utenti G Suite a ridurre al minimo interruzioni e disturbo dell'utente. Le notifiche ad alta priorità sono una nuova impostazione che ti avvisa solo dei messaggi importanti, mantenendo le interruzioni al minimo. Gmail può anche consigliare quando annullare l'iscrizione alle mailing list. Usando l'intelligenza, i suggerimenti per l'annullamento dell'iscrizione appaiono basandosi su indizi come il numero di email che ricevi da un mittente e quante di esse leggi effettivamente. Inizierai a vedere queste notifiche visualizzate nella tua casella di posta nelle prossime settimane.

Negli ultimi mesi, Salesforce ha testato il nuovo Gmail per collaborare a progetti globali. "In qualità di leader globale nel CRM, la capacità di comunicare in modo rapido e sicuro con i nostri stakeholder in tutto il mondo è fondamentale", afferma Jo-ann Olsovsky, vicepresidente esecutivo e Chief Information Officer di Salesforce. "La nuova interfaccia di facile utilizzo di Gmail e l'intelligenza integrata consentono ai nostri dipendenti di collaborare più velocemente e in modo più intelligente, impiegando meno tempo a gestire le loro caselle di posta e più tempo a guidare il successo dei nostri clienti"

Gmail diventa più integrato e nuovo design

Google ha ridisegnato l'applicazione web Gmail ammodernandone anche la grafia e i comandi disponibili. Ora potrai vedere e fare clic sugli allegati nella tua casella di posta prima di aprire una discussione. Puoi anche passare il mouse sui messaggi (non devi fare clic su di essi) per eseguire operazioni quali RSVP a un invito a una riunione, archiviare un thread di posta elettronica o posticipare un'email fino all'ora esatta.

 

Come parte della riprogettazione, Google ha anche integrando Gmail con altre app G Suite di uso quotidiano. Ad esempio ora puoi rapidamente fare riferimento, creare o modificare inviti di calendario, acquisire idee in Keep o gestire le cose da fare in Attività tutte da un pannello laterale nella tua casella di posta.

Gmail anche offline

Le nuove funzionalità offline native in Gmail sul Web possono aiutarti a lavorare senza interruzioni anche quando non riesci a trovare il Wi-Fi o vi sono problemi di connettività. Cerca, scrivi, rispondi, cancella o archivia fino a 90 giorni di messaggi, proprio come faresti online, ma offline. Queste funzionalità inizieranno ad essere fruibili nelle prossime settimane.

Le cose da fare anche da mobile

Come accennato, Google sta introducendo "Attività" e nuove app per dispositivi mobili che ti aiutano a gestire il lavoro in mobilità anche attraverso device diversi dal computer. Puoi utilizzare Attività per creare "to do" o reminder e persino aggiungere scadenze con le notifiche per aiutarti a rimanere in pista.

Poiché le attività si integrano strettamente con G Suite, puoi semplicemente trascinare e rilasciare un'email da Gmail in Attività per creare una cosa da fare riepilogata nella lista di attività da completare. Le attività con date di scadenza possono anche apparire nel tuo calendario.

Novità già viste in passato

Per i più attenti alcune di queste novità non sono proprio terreno inesplorato. Alcuni ricorderanno l'app Inbox che fu lanciata qualche anno fa e che introduceva proprio l'intelligenza artificiale per organizzare il lavoro che arriva via mail, ma ora il sistema è stato perfezionato, ha appreso ed è pronto, almeno per Google, ad essere utilizzato da tutti, aziende e utenti privati inclusi.

Distribuzione di questo aggiornamento

Queste novità sono disponibili per utenti G Suite, a cura dell'amministratore che dovrà attivarle dalla console di amministrazione (Applicazioni > G Suite > Gmail > Impostazioni utente > Programma Primi utenti del nuovo Gmail > Consenti > Salva).
Per gli utenti consumer è invece possibile sperimentarli in autonomia andando su "Impostazioni" in alto a destra e seleziona "Prova il nuovo Gmail.

Articolo di Marco Galassi fonte Google