Calendly, un tool gratis per prenotare online incrociando le agende

La riapertura delle attività in periodo di pandemia implica sempre più prenotare e prendere appuntamenti prima di uscire di casa. Il web è di aiuto ma in che modo l'informatica ci può semplificare le cose?

Numerosi tool

Sul web esistono numerosi tool che fanno questo, ma la mia preferenza per le cade su uno estremamente semplice da configurare e da usare, che mi permette di dire "ti mando un link con tutte le mie disponibilità, scegli tu" e ritrovarsi l'appuntamento direttamente in calendario. Questo tool si chiama Calendly, accessibile da browser, app per iOS e Android ma anche integrato in Gmail e molto altro.

Appuntamenti in una agenda digitale

Per funzionare, un qualsiasi tool online che si occupi di incrociare le agende, deve accedere ai tuoi impegni che dovranno essere presenti in una qualche agenda digitale (tra Google Calendar, Office 365, Outlook o iCloud). In questo modo gli appuntamenti personali, familiari, lavorativi o di altra natura potranno essere considerati dal sistema per evitare accavallamenti, e considerati anche, ma non mostrati, nel proporre all'utente eventuali disponibilità per la presa di un appuntamento.

Calendly ed è pensato per gestire le prenotazioni delle persone. Per eventi e social network ci sono altri tool specifici che si possono integrare, ma oggi ci concentriamo su come semplificare la vita a chi gestisce la propria giornata con Google Calendar.

Calendly lato cliente

Dal punto di vista del cliente si avrà un url, inviabile via email o magari in una nuova sezione del sito personale o aziendale, che mostrerà un calendario sfogliabile (vedi immagine in cima a questo articolo) Cliccando su una data compariranno le disponibilità potendo così scegliere in base alle proprie esigenze con un click. Naturalmente il sistema proporrà le date in base a dei criteri definiti e solo dopo aver verificato che l'utente sia veramente libero.

Le schermate successive raccoglieranno i dati dell'incontro (vedi immagine qui accanto) e alla conferma partiranno le email di riepilogo sia per l'utente che per lo staff con i dettagli dell'appuntamento.

Il sistema genera anche i link per le videoconferenze così che in agenda ci si trovi proprio tutto. In base alla versione che si ha (quella free non lo consente) si potranno avere i promemoria via sms, colori e loghi personalizzati e tanto altro.

Calendly lato staff

Dal punto di vista dello staff invece si avranno tutte le schermate per configurare le disponibilità, le fasce orarie, le ferie, le eccezioni. Il sistema è in grado ci considerare anche il tempo prima e dopo le riunioni prenotate così da consentire, ad esempio, di riallestire la sala riunioni prima di un nuovo appuntamento o riorganizzare gli appunti riservandovi un quarto d'ora dopo ogni incontro ed ancora limitare gli appuntamenti a non più di X al giorno ed ancora consentire le prenotazioni sino a Y ore prima evitando così di trovarsi improvvisamente prenotati per una riunione.

Tra le personalizzazioni anche il form per prenotare, che si può personalizzare come si vuole. Io ad esempio, al nome e l'email ho aggiunto il campo "numero di telefono", per gestire telefonicamente eventuali imprevisti e "argomento" per consentire all'utente di anticiparmi qualcosa.

Altre personalizzazioni sono legate alle email di invito, conferma, cancellazione che possono essere personalizzate anche sfruttando i campi dinamici del sistema per renderle meno statiche e più personalizzate. Nelle versioni a pagamento sono configurabili anche i promemoria e gli sms che nelle versioni free non sono attive.

Il tutto genera quindi l'appuntamento e lo mette in agenda con tutte le informazioni. Ad esempio nella versione free si integra perfettamente anche con Google Meet per le videoconferenze includendo il link nelle email e nell'appuntamento in calendario. 

Il sistema andrà a incrociare le disponibilità con tutti i calendari della propria utenza di Google Calendar (o quello che è stato configurato) che, come noto, a sua volta può contenere più calendari, anche condivisi facendo di fatto un controllo molto vasto. Nelle versioni a pagamento è possibile incrociare invece più calendari di più account google diversi tra loro permettendo ad esempio di verificare tra le disponibilità di tutti i soci prima di proporre una data ad un utente.

Per un uso aziendale il sistema consente anche di configurare un'organizzazione con i suoi team così da gestire in maniera multipla e integrata il tutto. In tema di integrazioni sono veramente molte perchè Calendly si integra con Chrome, consente di avere un tasto rapido in Gmail per aggiungere i link del proprio account nelle email in cui lo desideriamo, ma si integra anche con Mailchimp alimentando il database di contatti, così come si integra con Zoom permettendo di tenere li i meeting, ma anche con GoToMeeting, PayPal, Analytics, Facebook e specialmente Zapier che a sua volta consente di integrare l'applicativo con migliaia di altri. Insomma, un ottimo prodotto.

Prezzi di Calendly

I prezzi di Calendly variano su tre piani dove il basic è totalmente gratuito senza limitazioni di tempo, ma è limitato per funzionalità e consente di gestire le prenotazioni con 1 calendario per utente. Gli altri piani, che in ogni caso costano 8$ e 12$ al mese/utente, permettono di gestire più calendari per ciascun utente e molte personalizzazioni

Il podcast di Marco Galassi Digital su Calendly

A Calendly ho dedicato un podcast in cui racconto la mia esperienza di utilizzo e le sue funzionalità, un prodotto che ritengo valido per le prenotazioni delle persone, sicuramente non adeguato per prenotazioni di eventi e social media per i quali ci sono altre soluzioni decisamente più focalizzate su quelle esigenze.

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Se hai dubbi o ti serve una consulenza per integrare nel tuo sito web questo o altri tool per le prenotazioni contattami e fissiamo un appuntamento online per approfondire l'argomento.