Nelle scorse settimane Google ha rilasciato la nuova versione di Gmail che introduce l'intelligenza artificiale per facilitare la gestione della propria casella di posta elettronica. Tra le novità vi è una importante semplificazione per lavorare offline accedendo alla propria posta elettronica anche da disconnessi.

Come attivare Gmail offline nel nuovo Gmail

Per attivare Gmail offline occorre andare sulla rotellina in alto a destra, cliccare su "impostazioni" e andare alla scheda "offline". li sarà possibile attivare la funzionalità impostandone le preferenze. Questa operazione è da compire con la connessione internet operativa, quindi consiglio di attivarlo per precauzione.

Mentre in passato occorreva installare un'App in Chrome, oggi basta spuntare la voce "attiva posta offline" per fruirne. Una volta cliccata questa voce appaiono alcune opzioni per personalizzare il comportamento di Gmail quando siamo offline.

• La voce "archiviazione" ci mostra quanto spazio occuperà la posta (e gli allegati) nel computer
• La voce "conserva email degli ultimi X giorni" permette di scegliere se tenere fruibili offline solo i messaggi dell'ultima settimana, dell'ultimo mese o degli ultimi tre mesi.
• La voce "scarica gli allegati" permette di fruire, o meno, anche degli allegati presenti nei messaggi di posta.
• La voce "sicurezza", molto importante a mio avviso, permette di scegliere se deve eliminare tutti i dati una volta disconnessi oppure se mantenerli.

Cliccando su "salva le modifiche" Gmail ricorda che se il computer è condiviso con altre persone non è consigliato avere la posta offline (perchè potrebbero verificarsi accessi locali non autorizzati da parte degli altri utilizzatori del computer). Confermando la scelta avviene il download della posta in questione e andando offline si potrà utilizzare Gmail.

Come funziona Gmail offline

Gmail offline funziona con un sistema di sincronizzazione tra quanto avviene sul computer dell'utente e online. La modifica fatta da una parte viene quindi passata all'altra non appena c'è la connessione. Se quindi eliminate tutta la posta mentre siete offline, appena tornate online l'operazione sarà eseguita anche sulla versione online. Viceversa, se mandate delle mail mentre avete il computer spento, quando lo accendete connettendolo a internet compariranno perchè la versione sul pc si andrà a sincronizzare con la versione online.

Non si tratta quindi di un backup, ma di una vera e propria sincronizzazione che ha effetti da entrambe le parti. Attenzione quindi a ciò che fate con Gmail offline.

Il video tutorial per attivare e usare Gmail offline

Come attivare Gmail offline nel vecchio Gmail

La vecchia versione di Gmail funzionava in maniera diversa perchè lavorava attraverso un'apposita app che l'utente doveva installare.

In ordine, come si evince dal video tutorial qui sotto, occorreva andare sulla rotellina in alto a destra, Impostazioni, Offline e cliccare su  "installa Gmail offline". A questo punto si aprirà una nuova scheda di un'apposita estensione per Chrome da installare. Completata l'installazione ed eseguito l'accesso (se richiesto) sarà fruibile Gmail offline attraverso un'altra interfaccia grafica e una applicazione specifica installata nel browser.

Abilitare Gmail offline per G Suite Administrator

Gli amministratori di account G Suite potrebbero aver bisogno di attivare o disattivare Gmail Offline per i propri utenti. Questa funzionalità è infatti controllabile attraverso le impostazioni avanzate.

In tal caso occorre accedere alla console di amministrazione, andare su Applicazioni > G Suite > Gmail > Avanzate, cercare nella barra di ricerca della sezione "offline" e, al paragrafo "Gmail web offline" spuntate "Attiva Gmail web offline" per poi salvare e attendere le 24 ore di propagazione delle modifiche apportate.

In questo modo i vostri utenti potranno scegliere di attivare Gmail offline dalle proprie impostazioni.

Come saprai sono un G Suite Administrator certificato da Google, se hai bisogno di supporto per gestire il tuo account G Suite non esitare a contattarmi attraverso il tasto contattaci., tra l'altro in questo periodo ci sono sconti del 20% per i nuovi utenti, ma di questo ne parleremo in un'apposito articolo

Articolo di Marco Galassi