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Google Site introduce i permessi di condivisione

Creare l'intranet aziendale con Google Site, ora possibile per utenti G Suite

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Da sempre Google permette di creare siti web attraverso la sua App Google Site. Si tratta di un sistema per rendere fruibili informazioni estremamente semplice che consente di comporre le pagine web usando gli elementi di Google già noti agli utenti (drive, calendar, docs ecc...). Ora è possibile rendere riservato un sito realizzato con Google Site permettendo di creare intranet e aree riservate.

Per dirla tutta non dovrebbe essere la novità del giorno, ma da quando Google ha rinnovato la grafica di Site, app del pacchetto G Suite, si è dimenticato di permettere a chi crea un sito di impostarne la visibilità. Mentre una volta era possibile creare un sito e condividerlo solamente con Mario e Filippo, da quando avevano introdotto la nuova versione, la visibilità era o pubblico sul web (visibile quindi a chiunque sul web), oppure non pubblicato e visibile solo agli editor che lo possono anche modificare.

E' evidente che nessuna di queste due configurazioni permetteva più di creare aree riservate aziendali come intranet o portali di informazione interna. La modifica annunciata invece corregge l'errore e sblocca la possibilità di creare intranet e aree riservate visibili solo a specifici utenti.

Il rilascio della modifica

Google Site permette di scegliere a quali utenti permettere la visualizzazione del contenuto Dal 26 febbraio 2018 Google Site permette di impostare i permessi di condivisione di Google Site, come già avviene per tutti gli altri strumenti, consentendo di rendere visibile un sito a specifici utenti ma non a tutti gli altri. Questa funzionalità di sicuro spingerà molti a creare aree riservate, ad esempio condivise con i team dei diversi uffici dell'azienda o dell'organizzazione. Affiancato a Drive del Team, che ora permette anche di scrivere a tutto il team da dentro lo strumento, questa novità di Google Site faciliterà di sicuro lo scambio di informazioni all'interno dell'organizzazione.

Dal 3 marzo 2018 la modifica annunciata è realtà, testata e provata di persona permette di condividere un sito con alcune persone senza dare loro i permessi di modifica ma di sola visualizzazione. Nelle settimane successive la modifica verrà distribuita anche nelle App per Android e iOS di Google Drive. Come di consueto si consiglia di sperimentare di persona la funzionalità prima di implementarla per tutta l'organizzazione.

Come condividere un sito con un target specifico

Per rendere visibile il tuo sito a un pubblico specifico, seleziona l'icona "Condividi con altri" e modifica le impostazioni pubblicate su "Persone specifiche possono visualizzare la versione pubblicata". Quindi aggiungi le persone che desideri nella casella "Invita persone" e seleziona "Può visualizzare i pubblicati".

Restare aggiornato sulle novità introdotte da Google, mediamente più di una a settimana, può non essere facile. Se ho scritto questo articolo è perchè mi informo e resto aggiornato pur essendo certificato da Google G Suite Administrator , quindi se ti serve supporto o la tua azienda ha bisogno di una mano nella gestione dell'account G Suite, contattami in privato e valuteremo assieme come poter collaborare.

Articolo di Marco Galassi fonte Google

Tags: G Suite